Программные решения и услуги по автоматизации документооборота
Информационной основой деятельности предприятия является документооборот. В частности все основные бизнес процессы сопровождают документы, поэтому их важность в системе управленческого ресурса трудно переоценить.
Аналитиками было установлено, что документы составляют 80% формализованной информации современных компаний. В среднем объем документов растет на 60-70% в год. Деятельность с документами всегда исключительно коллективная. Согласитесь, трудно представить процесс, в котором пользователь в одиночку создает документ и после чего никому его не показывает.
Данный объем информации нуждается в управлении, нуждается в реформировании с целью сделать его удобным для коллективной работы с документами.
Хорошая система документооборота включает в себя такие функции как:
- 1) Удобное ведение делопроизводства
- 2) Управление имеющимися договорами
- 3) Совместная работа над документами компании и множество других более мелких функций, о которых речь пойдет ниже.
Ведение делопроизводства
Следует понимать, что обмен документами в небольших компаниях вполне возможно вести бессистемно и без ущерба для бизнеса, чего не скажешь о крупных организациях. Большие компании, государственные учреждения и холдинговые структуры не способны работать, не имея формализованной и четко регламентированной системы делопроизводства. Ценность электронного документооборота здесь совершенно невозможно переоценить.
Управление договорами
Договор в крупных компаниях до его передачи контрагентам и подписания, проходит целый ряд утверждений и согласований, поочередно попадая на стол бухгалтерам, юристам, менеджеру по продажам, директору по производству, финансовому директору и на конечном этапе генеральному директору. При этом каждый из них способен внести замечания и правки. В идеале хороший документооборот распараллеливает процесс согласования и позволяет избежать рутинной работы с бумажными версиями.
Совместная работа с документами
Традиционным способом работы с документами в коллективе является внесение правок, пересылка файлов с документами по электронной почте, их отклонение или принятие, и наконец, утверждение окончательной версии. Данный способ может вызвать затруднения, даже если в процесс вовлечены всего два человека. В случае потери промежуточной версии в ходе пересылки нет возможности просмотра всех версий и так далее. Данный процесс ещё более усложняется, в случае если участников 5, 10 или 20 человек, и они работают с документом, объем которого больше чем 1 Мб. В данном случае увеличивается ещё и корпоративный трафик. Выходом из данной ситуации может стать система документооборота, в которой вся работа с документом происходит на одном сервере. В таком случае участники работы способны вносить правки в документ и получать своевременные извещения о правках внесенных другими сотрудниками, оперативно отслеживать историю изменений при этом, видя время осуществленные изменения и авторство, а также получать доступ к документу удаленно.
Автоматизация бизнес-процессов
Исключая ключевые процессы, такие как оказание услуг, производство и продажи. Также реализуется целый ряд задач, направленных на обеспечение и поддержку основной деятельности. И хотя большинство их них кажутся второстепенными, от качества данных действий зависит успех всей компании. В число данных задач входят: управление проектами сервисная ИТ-поддержка работы с клиентами и поставщиками, работы с персоналом, организация работы кадровой службы, и так далее. Все понимают, что электронный документооборот решает множество важных задач и его функционирование, так же как и работа с ним, не может быть задачей, с которой можно справиться на раз-два. Но, тем не менее, грамотно продуманный документооборот может обеспечить такой уровень обслуживания запросов, что ежедневная работа с документами станет гораздо прозрачнее, а главное проще.
Управление проектами
Любая деятельность является проектом, если она направлена на достижение конечной цели в поставленные сроки при условиях ограниченных ресурсов. Проекты реализуются в любой компании не зависимо от размеров и отрасли. Реорганизация, запуск производственных мощностей, вывод новой продукции на рынок – это всё незаменимые этапы жизни любой развивающейся компании. Хорошо продуманная система документооборота должна позволять решение базовых задач управления проектами, к примеру, отслеживать уровень выполнения отдельно взятых фаз и задач проекта.
Кадровое делопроизводство
Управление персоналом является не просто поиском и подбором кадров, оформлением и увольнением сотрудников, а комплексным процессом, направленным на рост капитализации имеющегося в компании кадрового ресурса.
Службы IT / Helpdesk
Возможность получения своевременной и квалифицированной помощи является ключевым параметром, по которому оценивается техническая поддержка пользователей в компании. Точность принятых решений, и скорость выполнения задач и, конечно же, прибыль зависит от корректной работы пользовательских - и бизнес приложений. В большинстве российских компаний отдел системной поддержки – это жизненно необходимая служба, от которой зачастую сложно добиться устранения возникших проблем и оперативного решения вопросов. Хорошая система документооборота позволяет вам в любой удобный момент посмотреть статус решения нужного вам инцидента, сроки решения, ответственных лиц и любую дополнительную информацию.
CRM
Для компании, которая ведет торговую деятельность, является критически важной организация отношений с клиентами. Информационная система, названная CRM, объединяет в себе все связанные с имеющимися клиентами бизнес процессы, такие как продажи, сервис, аналитика, электронная коммерция и управление каналами продаж. В итоге данная система становится абсолютно неотъемлемым инструментом отделов продаж и маркетинга. В грамотно продуманной системе документооборота CRM позволяет работникам компании, находясь в единой информационной среде вести работу, связанную с учетом и анализом взаимоотношений с клиентами, осуществлению продаж и послепродажного обслуживания.
Интеграция информационных систем.
Корпоративный поиск, осуществляемый по всем информационным ресурсам компании.
Информация является одним из основных ресурсов предприятия. Одна из самых распространенных проблем, с которой сталкиваются работающие с информацией специалисты – её быстрый поиск. К сожалению далеко не все крупные компании обладают единой информационной системой, которая хранит накопленные данные. Достаточно часто случается так, что для поиска нужной работнику информации приходится осуществлять обращение в базу данных ERP системы, на файловые и почтовые сервера, в системы документооборота и CRM. Данный процесс очень трудоемок и далеко не всегда приводит к необходимому результату. Эффективная система электронного документооборота должна предоставлять эффективную работу с огромным массивом документов, с первого взгляда кажущихся совершенно разнородными. Хорошая система позволяет вам получить нужный документ, выбрав всего несколько критериев, избавляя вас от перемещения по огромной иерархии различных каталогов.
Интеграция с учетными системами автоматизированных процессов.
Рост компании и её постепенное развитие часто приводит к ситуации, когда в разнообразных информационных системах реализуются различные задачи. Использование руководством и сотрудниками компании данных этих систем сильно затруднено, поэтому приходится тратить некоторое время на обучение персонала. Также имеется проблема сложности сравнивания разных показателей. В хорошей системе документооборота топ-менеджеры всегда имеют актуальную картину состояния ключевых показателей для бизнеса, а ответственные исполнители, даже не выходя из портала способны работать с данными находящимися в разных информационных системах.
Корпоративные и коммуникационные сервисы.
Для крупных и средних компаний, вопрос обеспечения корпоративных коммуникаций способен стать нетривиальной задачей. Проектный характер деятельности, большой штат, географическая распределенность и сложная организационная структура сильно затрудняют современный процесс обмена информацией и создают препятствия к созданию так называемого единого информационного пространства в компании. Грамотная система электронного документооборота улучшает отношения руководителей и сотрудников внутри компании, осуществляет обратную связь и тем самым позволяет адекватно оценивать имеющуюся степень лояльности персонала и в связи с этим своевременно и гибко формировать систему мотивации.
Справочник сотрудников.
В информационной базе о сотрудниках компании, занимаемых ими должностях и их контактных данных, безусловно, нуждается любая компания. Однако если в относительно небольшой компании для хранения вполне можно обойтись стандартными, знакомыми всем продуктами программного обеспечение, то для больших компаний и холдингов, процесс ручного заполнения таблиц с данными об имеющихся сотрудниках, которые работают в различных филиалах, дочерних организациях и структурных подразделениях, учитывая то, что в каждой из них к тому же находятся собственные, абсолютно независимые кадровые службы, очевидно просто не является возможным. Для этого и необходимо иметь грамотно продуманную систему документооборота. Идеальной работающая система – это та, в которой легко и быстро можно найти любую информацию, начиная от номеров телефонов и заканчивая днями рождениями любого из сотрудников компании.
Вот, пожалуй, и все основные разделы, которых касается ведение электронного документооборота. Представленная выше информация – это те незыблемые основы, на которых держится любая система ведения электронного документооборота. Конечно, имеется ещё множество разных нововведений, которые значительно упрощают процесс работы с электронными базами данных, такие как, например ленты новостей, проведение опросов, корпоративные мультимедиа альбомы, корпоративный форум и другие сервисы, которые постоянно разрабатываются и дополняются новыми деталями. Прогресс не стоит на месте, и компании постоянно нуждаются в ещё больших удобствах касающихся данного вопроса.